Wissen & Dokumente In Entwicklung Quelle: Code + Docs

Papierformulare durch digitale Workflows ersetzen

Formulare erstellen, ausfüllen, prüfen, freigeben und als PDF archivieren – modulübergreifend nutzbar.

Die Herausforderung

Typische Probleme ohne dieses Modul

  • Formulare existieren als Word-/PDF-Vorlagen und werden ausgedruckt.
  • Einreichungen verlieren sich ohne klaren Prüf- und Freigabeprozess.
  • Jedes Modul kocht sein eigenes Formular-Süppchen.
Die Lösung

So hilft Digitale Formulare

Das Modul stellt eine gemeinsame Plattform zum Erstellen, Ausfüllen, Einreichen, Prüfen, Freigeben und Archivieren von Formularen bereit – inklusive PDF-Erzeugung, Versionierung und Kommentaren. Andere Module (Fuhrpark, Einsatzdoku, Atemschutz, Dienstbuch) können es entkoppelt nutzen.

Hauptnutzen: Aus Papierformularen werden nachvollziehbare digitale Workflows mit PDF-Ergebnis.

Funktionen

Das bietet das Modul

  • Formularvorlagen mit Felddefinition und PDF-Layout
  • Kategorien und Modul-Kontext je Vorlage
  • Einreichungs-Workflow (Entwurf → eingereicht → in Prüfung → freigegeben/abgelehnt → archiviert)
  • Versionierung und Kommentare/Rückfragen
  • PDF-Erzeugung aus der Vorlage
  • Geschützte Datei-Anhänge, CSV-/PDF-Export
Screenshot: Digitale FormularePlatzhalter – hier ein Bild einsetzen.
Verkaufsargumente

Warum es überzeugt

  • Eine Formular-Engine für viele Module – statt Insellösungen.
  • Klarer Prüf- und Freigabeprozess mit Versionsständen.
  • PDF-Ergebnis für Ablage und Weitergabe.
Messbarer Nutzen

KPIs & typischer Nutzen

Kennzahlen ohne harte Messdaten sind als Beispiel- bzw. Ziel-KPI gekennzeichnet.

1 Engine
für alle Module
Belegbarer Fakt
Workflow
Prüfung & Freigabe
Belegbarer Fakt
−Papier
Ziel: weniger Druckformulare
Ziel-KPI
PDF
Ergebnis automatisch
Belegbarer Fakt
Praxisbeispiel

So sieht es im Alltag aus

Die Beschaffungsanforderung wird als digitales Formular eingereicht, vom Kassenwart geprüft und freigegeben – das Ergebnis liegt als PDF revisionssicher in der Ablage.
Zielgruppen

Für diese Rollen gedacht

  • Wehrführung
  • Funktionsträger (Erstellung)
  • Mitglieder (Einreichung)
  • Prüfer/Freigeber
Datenschutz & Sicherheit

Sicher umgesetzt

Sicherheitsrelevanz: Mittel – je nach Formularinhalt. · DSGVO-Relevanz: Mittel – personenbezogene Einreichungen möglich.

  • Capabilities (fw_forms_*) für Erstellen, Einreichen, Prüfen und Freigeben.
  • Geschützte Datei-Anhänge, Audit-Log ohne Klartext-IP/UA.
  • DSGVO-Export vorbereitet.
Zusammenspiel

Verbindet sich mit anderen Modulen

  • Fuhrpark- & Geräteverwaltung

    Prüf- und Beschaffungsformulare

  • Einsatzdokumentation

    einsatzbezogene Formulare

Geplant / optional: Fachformulare je Modul · erweiterte bedingte Logik
Wissen & Dokumente

Weitere Module aus diesem Bereich

Verfügbar

Wissensdatenbank

Einsatzpläne, Objektinfos, SOPs und Gefahrgutdaten zentral pflegen – mit Versionierung, Geo-Daten und Lesebestätigung.

  • Viele Inhaltstypen (Dienstanweisung, Einsatzplan, Objektinfo, Gefahrgut, SOP, …)
  • Hierarchische Kategorien, Tags und Suche
  • Geo-Daten für Einsatzpläne, Objektinfos und Hydranten
Verfügbar

Downloads & Dateiablage

Dateien sicher bereitstellen – mit Sichtbarkeit nach Gruppen, Versionierung, Statistik und geschützter Auslieferung.

  • Downloads mit Kategorien und gruppenbasierter Sichtbarkeit
  • Geschützte Ablage in einem nicht öffentlich erreichbaren Speicherbereich
  • Auslieferung nur über geprüften, protokollierten Download-Weg

Formulare digitalisieren – jetzt Demo anfragen

Sieh dir Digitale Formulare und die übrigen Module live und unverbindlich an.