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Verwaltung Verfügbar Quelle: Code + Docs

Eine vollständige digitale Mitgliederakte – statt Karteikarten und Excel-Listen

Stammdaten, Dienstgrade, Funktionen, Lehrgänge, Dokumente und Eltern-/Familienbezüge zentral, rollengeschützt und mobil bedienbar.

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Die Herausforderung

Typische Probleme ohne dieses Modul

  • Mitgliederdaten liegen verstreut in Excel-Tabellen, Karteikästen und privaten Notizen.
  • Dienstgrad- und Funktionswechsel sind nicht nachvollziehbar dokumentiert.
  • Bei Ein- und Austritten muss dieselbe Information mehrfach gepflegt werden.
  • Sensible Personaldokumente liegen ungeschützt in geteilten Ordnern.
Die Lösung

So hilft Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung führt jede Mitgliedschaft als eigenen, archivierbaren Datensatz mit vollständiger Historie. Login-Konto und Feuerwehr-Mitglied sind bewusst getrennt – ein Mitglied kann optional mit einem Zugang verknüpft werden. Rechte werden serverseitig über Berechtigungen erzwungen.

Hauptnutzen: Alle Mitgliederdaten an einem Ort – nachvollziehbar, rollengeschützt und ohne doppelte Pflege.

Verkaufsargumente

Warum es überzeugt

  • Trennt das Login-Konto sauber vom Fachdatensatz Mitglied – DSGVO-freundlich und flexibel.
  • Keine harten Löschungen: Mitglieder werden archiviert, nicht gelöscht.
  • Eigenes Rechte-Modell mit elf Modul-Rollen, additiv und nicht-destruktiv nachgezogen.
Funktionen

Das bietet das Modul

  • Mitglieder-Stammdaten mit Status (aktiv, beurlaubt, archiviert, ausgeschieden)
  • Dienstgrade & Funktionen inkl. Laufbahn-Historie
  • Geschützte Dokumentenablage je Mitglied (Personalakte)
  • Eltern-/Familienbezüge und Einwilligungen (mehrere Eltern pro Kind möglich)
  • Persönliche Self-Service-Dashboards für Mitglieder und Eltern
  • Bereichs-Hartgrenzen: Jugendwart sieht nur Jugend-, Kinderfeuerwehrwart nur Kinderdaten
  • CSV-Import mit Vorschau und Dublettenprüfung, CSV-Export
  • Revisionssicheres Audit-Log (IP nur gehasht)
Messbarer Nutzen

KPIs & typischer Nutzen

Kennzahlen ohne harte Messdaten sind als Beispiel- bzw. Ziel-KPI gekennzeichnet.

1
Akte pro Mitglied statt mehrerer Listen
Belegbarer Fakt
−1 Tool
weniger parallele Excel-Pflege
Typischer Nutzen
100 %
Zugriffe rollenbasiert geprüft
Belegbarer Fakt
< 1 Tag
Ziel: Stammdaten-Erstimport per CSV
Ziel-KPI
Praxisbeispiel

So sieht es im Alltag aus

Eine Wehr mit 80 Mitgliedern überträgt ihre alte Excel-Liste per CSV-Import. Beförderungen werden künftig direkt in der Akte vermerkt – die Laufbahn ist jederzeit nachvollziehbar, und der Schriftführer muss nichts mehr doppelt pflegen.
Zielgruppen

Für diese Rollen gedacht

  • Wehrführung
  • Schriftführung
  • Jugendwart
  • Kinderfeuerwehrwart
  • Mitglieder (Selbstauskunft)
Datenschutz & Sicherheit

Sicher umgesetzt

Sicherheitsrelevanz: Hoch – verarbeitet personenbezogene Stammdaten und Dokumente. · DSGVO-Relevanz: Hoch – Auskunft, Export und Anonymisierung pro Mitglied vorgesehen.

  • Serverseitige Capability-Prüfung (fwi_view_members, fwi_edit_members, …) – nicht nur im UI versteckt.
  • Personaldokumente in geschützter Ablage, Auslieferung nur über geprüften Download-Weg.
  • Soft-Delete/Archivierung statt harter Löschung; DSGVO-Export und -Anonymisierung vorbereitet.
Zusammenspiel

Verbindet sich mit anderen Modulen

  • Lehrgangs- & Qualifikationsverwaltung

    liefert Qualifikations-Status zur Akte

  • Atemschutzverwaltung

    Geräteträger sind 1:1 mit dem Mitglied verknüpft

  • Dienstbuch

    Anwesenheiten und Nachweise je Mitglied

  • Einsatzdokumentation

    Kräfte-Zuordnung greift auf Mitgliederdaten zu

Geplant / optional: Automatisiertes Auto-Page-Setup · Erweiterte zentrale Datumsformatierung
Verwaltung

Weitere Module aus diesem Bereich

Verfügbar

Lehrgangs- & Qualifikationsverwaltung

Lehrgänge, Qualifikationen, Verlängerungen und Fristen im Blick – mit automatischer Statusberechnung und Erinnerungen.

  • Lehrgangstypen mit Gültigkeit, Verlängerung, Belastungsübung und Erinnerungstagen (Vorgaben vorinstalliert)
  • Automatische Statusberechnung: gültig, läuft bald ab, abgelaufen, Verlängerung/Übung nötig
  • Täglicher Cron-Lauf für Neuberechnung und Erinnerungen
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Verfügbar

Dienstplan

Dienste planen, ankündigen und Anmeldungen verwalten – mit Vorlagen, Wiederholungen und persönlicher Dienststatistik.

  • Dienstplan mit Filter, Anmeldung und Calendar-Link
  • Wiederkehrende Dienste über Vorlagen und Wiederholungsregeln
  • Persönliche Ansicht 'Meine Dienste' und persönliche Dienststatistik
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Verfügbar

Veranstaltungsmanagement

Feste, Übungen und Aktionen planen – mit Teilnehmern, Helferschichten, Aufgaben und Checklisten.

  • Veranstaltungen mit Typ, Status, Datum und Ort
  • Teilnehmerverwaltung inkl. Anwesenheit
  • Helferplanung mit Schichten und Zuweisungen
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